La Gestión Documental: Base de la Era del Conocimiento - Parte I

La Gestión Documental: Base de la Era del Conocimiento - Parte I

Los documentos “toman vida”, es decir, pasaron de ser solo impresos (forma física), a convertirse en archivos que se manejan dentro del ámbito de las TIC, e incluso no requieren convivir en el mundo “tangible”, para tener validez en el contexto legal. De esa época en que los documentos eran concebidos como hojas de papel que avalaban un hecho, transacción, acción o solicitud, y eran aprobados a través de sellos, firmas o marcas que definían su autenticidad y valor, ahora se extienden al ambiente digital, y se convierten en archivos en diversos formatos como documentos de texto o imágenes.

En la actualidad se considera documento (o contenido) a cualquier objeto creado con una aplicación, como un procesador de textos, o incluso proviene de fuentes como las redes sociales y correos electrónicos, que contienen información no estructurada, pero que transforma los datos en información para toma de decisiones.

De esta forma, surgió la gestión documental, entendida como el conjunto de normas técnicas y prácticas, usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, que incluyen su recuperación, el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.  De hecho, se establecieron estándares de ISO que abarcan gran cantidad de apartados sobre manejo de información, archivos, imágenes y documentos, que tienen su mayor sustento en las normas ISO 15489 e ISO 27002, entre otras, que permiten emplear mejores prácticas para la administración y control de los archivos digitales.

Pero más allá de las normas, poco a poco las empresas están en una primera fase de  gestión documental, que se limita la digitalización y al ingreso de información, lo cual ha generado millones de documentos digitalizados en el mundo, pero realmente las empresas no conocen su verdadero valor para el negocio.

Un sistema de gestión documental, por lo general, maneja las etapas de almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación y autenticación.

Pero, al pasar a la segunda fase, se agrega capacidad de analítica, para explorar, inferir y conocer contextos de negocio, significados, patrones y tendencias de esos datos que se han recopilado y que pueden ayudar a tomar decisiones en tiempo real.

Las redes sociales, los nuevos mecanismos de medición, junto con Big Data y la computación en la nube, aportan aún más información, sin dejar de lado lo que ahora llamamos la “internet de las cosas”, que permitirá un tráfico exponencial de datos y “documentos” en los cuales no habrá ninguna interacción humana. Así, los procesos seguirán automatizándose y, al agregar más tecnología, se verán más documentos y se requieren sistemas de administración de esta ola de información.

Así mismo, en esta evolución de la tecnología, uno de los factores que impulsa tener una gestión de esa información es la movilidad, pues los usuarios desean acceder a los diferentes contenidos desde dispositivos móviles. La era de "traiga su propio dispositivo" ha llegado para quedarse, dado que a medida que la gente continúe combinando su información laboral y personal en su propio dispositivo móvil, las organizaciones estarán bajo presión, para dar un balance entre la promesa de mayor compromiso y productividad, con las amenazas serias de seguridad y las filtraciones de información. Así que si bien la era digital ha traído consigo grandes beneficios en términos de manipulación, acceso, colaboración y almacenamiento, también hay grandes retos en cuanto a la seguridad que representa un documento digital.

De esta manera, surge la estrategia Enterprise Information Management o gestión de la información empresarial (EIM), que combinada con unas prácticas de seguridad y en capas que ayudarán a proteger a las organizaciones y a sus datos. EIM, para ser efectiva, debe estar diseñada para proteger y asegurar la información de una manera que se centre en el dato y en los procesos, para salvaguardar lo que  realmente se utiliza, es decir, en las propias aplicaciones, con características tales como controlar los permisos y el uso de activos críticos, emplear tecnologías de encriptado para proteger la privacidad de los datos, trazabilidad, auditoria y reporte de quien accede a qué información (y qué hacen con ella) y proteger la propiedad intelectual y la privacidad, sin dejar de lado la opción de permitir el intercambio eficiente y efectivo de información entre partes autorizadas con datos sensibles en los procesos de negocio.

Plan para implementar la gestión

Un sistema de gestión puede modificar la forma en la que se procesa la información, haciendo que éste sea más rápido y eficaz. Pero antes de decidir la adopción de una solución de este tipo es necesario, tener un plan, que no solo se limite a reducir el flujo de papel, sino cambiar la manera de trabajar de los empleados que manejan información en soporte papel, así como aumentar las capacidades de las personas que utilizan la información como un factor clave a la hora de adoptar decisiones empresariales.

En la publicación Computerworld, describieron los pasos a seguir.

Paso 1: Definir el alcance: Determinar que áreas del negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Estas funciones pueden ser: manejo manual intenso de documentos (archivo y recuperación), gran volumen de operaciones de proceso de documentos diarias (reclamaciones de seguros), trabajo en grupo basado en documentos (proceso de una reclamación de seguro), operaciones relacionadas con documentos que requieren un importante número de personal, o que requieren personal muy especializado.

Paso 2: Revisar el entorno actual: Analizar cómo se realiza el flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios. Para ello es necesario que los implicados en el proyecto contesten a cuestiones como: ¿a qué documentos acceden? ¿con qué periodicidad y cuánto tiempo? ¿a quién se envían los documentos generados? ¿que antigüedad tienen los documentos que se procesan? y ¿por qué se necesita acceder a ellos?.

Paso 3: Desarrollar un diseño conceptual: generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso actual, automatizar las funciones relacionadas con el papel mediante tecnología de proceso de imágenes e integrar el sistema resultante en la estructura actual de la empresa.

Paso 4: Realizar un análisis técnico y económico:  Evaluar el diseño realizado desde el punto de vista técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente (inventario de las plataformas); identificar  los componentes del sistema de proceso de imágenes (estaciones de trabajo, escáneres, impresoras, redes y servidores- que tienen que adquirirse o modificarse); el software y el espacio en almacenamiento.

Paso 5: Desarrollar una implementación aproximada: hacer un prototipo de bajo costo y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática y un número muy limitado de usuarios. El prototipo permite apreciar el funcionamiento del sistema, su efectividad y los beneficios que supone.

La siguiente etapa es implementar la aplicación en un departamento operativo, trabajando como si el sistema fuera parte de la estructura de proceso, para comprobar la efectividad del modelo desarrollado en la primera etapa. Y, por último, debe considerarse la generalización del sistema, estipulando dónde y cómo debe instalarse, y las peculiaridades de cada aplicación individual.

VER PARTE II

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