La Gestión Documental: Base de la Era del Conocimiento
Cero Papel
Otro tema alrededor de la gestión documental, es la estrategia Cero Papel. En Colombia, el gobierno, a través de la Directiva Presidencial 04 de 2012, busca que mediante la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los procesos, procedimientos y servicios internos, así como la aplicación de buenas prácticas, las entidades avancen en la implementación de una política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
La Directiva de Eficiencia Administrativa y Cero Papel promueve lineamientos para mejorar, optimizar y automatizar trámites internos, procesos y procedimientos, haciendo más ágiles los flujos de información para facilitar la rendición de cuentas, el control por parte de los ciudadanos, reducir los tiempos y costos de operación, y generar un mejor ambiente de trabajo para los servidores públicos.
Para las entidades implica:
- Delegar un líder de eficiencia y cero papel.
- Elaborar un plan de eficiencia administrativa.
- Ejecutar las actividades del plan de eficiencia.
- Realizar seguimiento periódico y reportar los avances.
Las entidades que lideran esta iniciativa son: Ministerio de las Tecnologías de la información y las comunicaciones (Programa Gobierno en línea); Alta Consejería para el buen gobierno y la eficiencia administrativa; el Departamento administrativo de la función pública y el Archivo General de la Nación.
En este sentido, el Ministerio del Medio Ambiente, por ejemplo, ha apropiado esta política, que tiene como objetivo establecer los lineamientos para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestión que realizan las entidades, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos. La iniciativa se apoya en tres ejes correspondientes a:
- La implementación de buenas prácticas.
- La implementación de sistemas para gestionar documentos electrónicos.
- La optimización y automatización de procesos.
Por su parte, la Policía Nacional destaca que la directiva presidencial tiene cinco principios orientadores que buscan la modernización, la eficiencia y la eficacia administrativa. Estos objetivos, que guardan una estrecha relación con la directiva, son:
- Transparencia.
- Gestión pública efectiva.
- Vocación por el servicio público.
- Participación y servicio al ciudadano.
- Lucha contra la corrupción.
- http://www.policia.gov.co/portal/page/portal/INSTITUCION/normatividad/cero_papel/Cartilla Cero papel.pdf
- Pero la iniciativa de Cero Papel también ha sido adoptada por las empresas privadas, dado su enfoque de ser un sistema de gestión y eficiencia en los procesos documentales.
Certicámara, por ejemplo, destacó cuatro áreas de interés:
- La construcción de flujos documentales electrónicos que permitan el desarrollo de trámites o procedimientos garantizando autenticidad, integridad y disponibilidad.
- La digitalización con carácter probatorio de los documentos que recojan los requisitos de evidencia digital y que permitan la migración del formato físico al electrónico de todo tipo de documentos.
- El desarrollo de nuevas competencias organizacionales que permita la adopción de las mejores y más eficientes prácticas de gestión pública en todo tipo de funcionarios.
- La unificación de los criterios de gestión documental al interior de las organizaciones, garantizando la preservación documental a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.
De esta manera, existen herramientas de hardware y software que pueden ayudar a las organizaciones a emprender proyectos en los cuales se estimule la política de “Cero Papel” y más aún, la adopción de un sistema de gestión documental como base para generar conocimiento.
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